linkedin
Blog

Transport claims zijn bron van negatieve energie, maar het kan ook anders!

do | 4 aug 2022 | Simacan Solutions

Transport claims zijn bron van negatieve energie, maar het kan ook anders!

Transport is een dynamische wereld en ritten lopen vaak anders dan verwacht. Als dit tot extra kosten of nacalculatie leidt die een transporteur wil factureren, moet hij dat melden bij zijn opdrachtgever. Deze claims leiden ook tot hogere administratieve kosten, en daarbij kunnen ze zorgen voor stress bij chauffeurs en de samenwerking tussen vervoerder en opdrachtgever stroever laten lopen.

Dit kan echter ook anders, stelt Rob Schuurbiers, CEO van Simacan. “Door het creëren van volledig transparantie met eenduidige en gedetailleerde data, worden discussies over claims verleden tijd. De afhandeling kan volledig worden geautomatiseerd zodat verlader en vervoerder zich volledig op hun ‘echte’ werk kunnen richten.”

Het factureren van transportdiensten is vaak een tijdrovende en energieslurpende bezigheid, zowel voor de opdrachtgever als voor de transporteur. Ook al zíjn er duidelijke contractafspraken gemaakt over tarieven, toeslagen, penalties, etc. en ook al wórdt er self-billing toegepast, dan nog komt er een hele hoop rompslomp bij kijken. Het werkterrein van een transporteur is nu eenmaal zeer dynamisch met grillige medeweggebruikers en onverwachte verkeerssituaties, dus een zelfde route is toch ieder dag weer anders. Een verkeersopstopping, een bezet laaddock, een kapotte vrachtauto, een spoedklusje tussendoor, een onverwacht retourvrachtje: het hoort er allemaal bij en dat is ook helemaal niet erg … maar het moet wel worden gemeld. Als de vervoerder namelijk niets ‘claimt’ dan gaat iedere gebeurtenis ten koste van zijn eigen winstmarge, ook al is het een ander zijn schuld.

Verkeerde energie

Claims horen dus kennelijk bij de business maar zijn een gedoe. Chauffeurs moeten bewijzen verzamelen en paraafjes vragen, ritadministrateurs of ritbegeleiders moeten claims verzamelen en indienen, verladers moet deze beoordelen, goed- of afkeuren, terugsturen, etc. etc. Al met al kost de hele nacalculatie en claimafhandeling verladers, vervoerders en ook charters, veel tijd (en dus geld). Het levert ze per saldo weinig tot niets op, behalve een hoop negatieve energie… en hopelijk een correcte factuur.
Natuurlijk hadden ze deze energie liever willen gebruiken om samen echt toegevoegde waarde te bieden. Verladers en transporteurs willen met elkaar een winnende supply chain organiseren, elkaar versterken en op een positieve manier uitdagen. In plaats daarvan moeten ze met elkaar gaan lopen steggelen over wiens schuld het nu was dat een vrachtwagen extra tijd nodig had om op het DC een vracht te lossen.

Slechte planning

Maar een correcte factuur hoeft helemaal niet via zo’n ‘waardeloos’ proces van nacalculatie, claims en discussies tot stand te komen. Want wat is een claim nu eigenlijk? Een claim is feitelijk een melding van een afwijking op de planning. Als verlader en vervoerder erin zouden slagen vooraf een betere planning te maken, een planning die anticipeert op de te verwachten vertragingen, zou er al veel minder geclaimd hoeven worden. Wat een claim verder zo tijdrovend en emotioneel beladen maakt, zijn de discussies die ontstaan over hoe groot de afwijking precies was en waardoor die werd veroorzaakt. Deze discussies gaan dus eigenlijk over data. Als alle ketenpartijen over dezelfde, eenduidige data kunnen beschikken, behoren ook deze discussies tot het verleden.

Discussie over data

Voorbeeld: Stel een chauffeur komt aan bij een loslocatie en moet wachten omdat de losplaats nog door een andere vrachtwagen is bezet. Als dit lang duurt zal een vervoerder dit willen claimen, maar dan moet deze wel kunnen aantonen hoe laat de chauffeur er was en hoe lang deze moest wachten. Hiervoor moet de chauffeur zelf de ‘bewijzen’ verzamelen en dit noteren op de vrachtbrief. De meeste vrachtauto’s hebben weliswaar een boordcomputer maar die meet vaak alleen maar wanneer een chauffeur met een rit is gestart en wanneer deze is geëindigd. Daar heb je dus niks aan. Sommige vervoerders laten hun chauffeurs in de boordcomputer aangeven wanneer ze op een losplaats arriveren en wanneer ze kunnen beginnen met lossen, maar ook dat zegt niet zoveel. De verlader beschikt namelijk over zijn eigen data, bijvoorbeeld afkomstig van het DC waar de vertraging plaatsvond, en kan altijd zeggen dat de chauffeur zijn ‘wachttijd’ te vroeg heeft geactiveerd. Zolang verlader en vervoerder met verschillende data werken, is er altijd grond voor een discussie.

Eerlijk speelveld

”Bij Simacan geloven we in het creëren van een eerlijk speelveld en volledige transparantie tussen verladers en vervoerders. Hiervoor is een ‘trusted’ derde partij nodig die alle transportactiviteiten op een onafhankelijke manier registreert en inzichtelijk maakt. Met ons ‘smart execution platform’ kijken alle ketenpartners naar dezelfde, eenduidige en gedetailleerde gegevens over afgelegde routes, doorlooptijden, verkeersinformatie en alle andere relevante omstandigheden. Hierdoor kan van het afhandelen van claims een geautomatiseerd en ‘emotieloos’ proces worden gemaakt en behoren discussies tot het verleden. Door de historische data over ritten te combineren met actuele situaties op de weg, kan bovendien een veel nauwkeurigere planning worden gemaakt. Hiermee worden sowieso een deel van de potentiële claims voorkomen en gaat de kwaliteit van de hele dienstverlening omhoog. Iedereen weet waar hij aan toe is en ontvangende partijen zien real-time hoe laat de chauffeur arriveert” aldus Rob Schuurbiers.

Conclusie: Claimafhandeling in transport kost onnodig veel tijd, geld en kunnen de relaties tussen ketenpartners verslechteren. Een datagedreven samenwerkingsplatform - zoals Simacan - maakt hieraan een einde en zorgt dat ketenpartijen zich kunnen focussen op de belangrijke issues: het leveren van toegevoegde waarde aan de klant.


Vraag een gratis demo aan

Ontdek de voordelen van Simacan voor uw organisatie. Vraag direct een gratis demonstratie aan!

Vereist
Vereist
Vereist
Vereist
Vereist