Transportplanners in de knel! Voorkom dat je bedrijf tot stilstand komt
Operationeel planners hebben binnen het transportbedrijf een belangrijke maar niet te benijden functie. Ze moeten iedere dag opnieuw, onder stressvolle omstandigheden, een door de war gegooide planningspuzzel weer in elkaar proberen te zetten, rekening houdend met eisen van opdrachtgevers, voertuigrestricties en chauffeurswensen. Het spanningsveld waarin ze opereren wordt groter en groter: meer variabelen, kortere tijdslots, meer kritiek van chauffeurs en heel veel druk op bezettingsgraad. Vroeg of laat gaat dat mis en kunnen zelfs de beste planners het niet meer behappen. Dan gaan ze wat anders doen. En dan heb je niet zomaar een nieuwe. Hoe voorkom je dat? Welke ondersteuning is nodig om het werk van deze ‘helden achter de schermen’ aantrekkelijk en uitvoerbaar te houden?
Operationeel planners zijn de smeerolie van een transportbedrijf. Ze verzorgen het contact met chauffeurs, charters en opdrachtgevers, en zorgen ervoor dat alles wat misloopt gedurende de dag weer wordt opgelost. Kapotte vrachtwagen? De planner ondersteunt de chauffeur, zorgt dat er hulp komt en regelt een alternatief voor de rit. Vertraging bij een laaddock? De planner informeert de opdrachtgever, overlegt met de chauffeur en kijkt wat de impact is op de rest van de planning. Hij checkt of de chauffeur niet met z’n rij- en rusttijden in de knel komt en regelt een alternatieve truck voor de aansluitende rit. Chauffeur ziek? De planner checkt op welke ritten deze persoon stond ingepland en kijkt of er een andere chauffeur beschikbaar is. Misschien is er iemand vrij die dag die dan toch moet werken? Niet leuk natuurlijk, maar er MOET nu eenmaal een oplossing worden gevonden.
Chauffeurs hebben persoonlijke voorkeuren
Planners raken in de knel. Hun rol dreigt zo complex en stressvol te worden, dat het wel eens helemaal mis kan gaan. Wat is er aan de hand? Allereerst is daar het groeiend aantal restricties waarmee ze rekening moeten houden als ze een probleem willen oplossen. Welk type truck en trailer mag op welke rit worden ingezet? Welke chauffeur mag en/of wil welke vrachtauto besturen? Chauffeurs hebben allemaal hun persoonlijke voorkeuren voor werktijden, ritten en trucks en daar kun je, als je gaat (her-)plannen maar beter rekening mee houden. Niet omdat chauffeurs zo verwend zijn maar omdat voor hen de werkdruk soms ook teveel wordt. Dit zullen ze dan trouwens onmiddellijk afreageren op diezelfde planner, met wie ze nu eenmaal het meest contact hebben. Transportplanners moeten daarom over een hoog incasseringsvermogen beschikken. Als er problemen zijn, krijgen zij vaak de ellende over zich heen. En ze moeten neutraal proberen te blijven omdat zij ‘bepalen’ welke chauffeur de leuke en de minder leuke ritten krijgt.
Bezettingsgraad versus chauffeurstevredenheid
Een operationeel planner heeft verschillende doelen die hij na moet streven. De belangrijkste is zorgen dat de orders die voor die dag staan ingepland, ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De uitdaging is dat hij daarbij ook moet sturen op een ander doel: de bezettingsgraad van de trucks, trailers en chauffeurs. Hiervoor is weliswaar van tevoren op tactisch niveau een planning gemaakt, maar het kenmerk van transport is dat die planning in de praktijk altijd anders loopt. Een operationeel planner moet dus continu brandjes blussen en tegelijkertijd opletten dat de bezettingsgraad zo hoog mogelijk blijft. Uit het blote hoofd is dat nauwelijks nog te doen, zeker als je ook de chauffeurs nog een beetje tevreden wilt houden. Want: hoe strakker je de planning maakt, hoe hoger het rendement. Maar ook: hoe strakker de planning, hoe groter de druk op chauffeurs. En: hoe strakker de planning, hoe groter het risico dat er iets mis gaat en je een extra beroep op chauffeurs moet doen. Heel ingewikkeld.
Specifieke eisen aan voertuigen
Als planner zit je in een spanningsveld waar iedere dag meer spanning bijkomt. Opdrachtgevers en maatschappij stellen hogere eisen aan transportbedrijven. Winkels en DC’s moeten vaker en Just in Time (JIT) worden beleverd, laad- en losplaatsen zijn vaker bezet. Er worden specifiekere eisen aan voertuigen gesteld, zoals bij emissiezones (ZEZ) waarin straks alleen elektrische voertuigen mogen rijden. De filedruk op de wegen is alweer groter dan voor corona en er zijn meer incidenten en protestacties. Het chauffeurstekort wordt groter en bestaande chauffeurs gaan terecht meer eisen stellen aan hun werk/privé-balans. Door hogere brandstof- en materiaalprijzen gaan de kosten voor transportbedrijven gierend omhoog dus de druk op bezettingsgraad zal ook alleen maar groter worden.
Er komt een moment dat het voor een planner of ritbegeleider onmogelijk wordt om dit allemaal nog te managen: om tijdig te reageren, om alles te overzien, om iedereen op de hoogte te houden en om aan alle regels en voorwaarden te voldoen. Daarop is het menselijk brein domweg niet berekend. En het zal steeds lastiger worden om in deze toenemende vraag te voorzien.
Tiidlijnen van assets en chauffeurs
De transportplanner moet worden ontzorgd en digitaal ondersteund om zijn taak naar behoren uit te kunnen blijven voeren. Bij Simacan hebben we daar allerlei ideeën over waarvan we er hier een paar willen noemen. Om te beginnen is het belangrijk dat er vooraf een realistische planning wordt gemaakt. Nu zie je vaak dat er op tactisch niveau onvoldoende rekening wordt gehouden met verkeersdrukte, met rij- en rusttijden van chauffeurs of met andere restricties. Hierdoor komen operationeel planners eigenlijk al bij voorbaat voor een onmogelijke taak te staan. Zij moeten dan een slechte of onhaalbare planning weer recht zien te breien.
Daarnaast is het belangrijk dat planners over tools beschikken waarmee ze realtime inzicht hebben in vertragingen en wat de consequenties daarvan zijn. Voor welke ritten staat de vertraagde truck die dag nog meer ingepland? Hoe ziet de tijdlijn voor de chauffeur eruit? Komen zijn rusttijden of zijn avondje voetbal in gevaar? Het zou nog mooier zijn als de tool automatisch kan herplannen en suggesties geeft voor hoe een potentieel probleem kan worden voorkomen.
Meer over asset view, een overzicht van uw vrachtwagens, trailers of chauffeurs >
Afstemming met ketenpartners
Een andere begeleidingstaak die Simacan flink kan verlichten, is de communicatie en afstemming met ketenpartners. Transporteurs, charters, opdrachtgevers en klanten van opdrachtgevers hebben met het smart execution platform van Simacan realtime zicht op de voortgang van ritten en zien ook precies wanneer een truck op een locatie arriveert. Komt een rit in de vertraging dan hoeft de ritbegeleider de ontvangende partij hierover niet meer te informeren want die is via het platform al op de hoogte. In DC’s, winkels of fabrieken kunnen ‘arrival displays’ worden opgehangen waarop iedereen kan zien wanneer de volgende vrachtwagen arriveert. Via een Whatsapp-achtige chatfunctie kan de planner eventueel nog toelichting geven en aangeven of de vertraging tot een claim gaat leiden. Dit laatste treedt op als een transporteur buiten zijn schuld om extra kosten moet maken omdat bijvoorbeeld een laaddock op het afgesproken tijdslot toch niet beschikbaar is. Communicatie met stakeholders kost een planner vaak heel veel tijd en kan met Simacan efficiënter én effectiever worden gemaakt.
Meer over aankomst- en winkeldisplays >
Maak tikkende tijdbom onschadelijk
Planners zijn voor transportbedrijven van onschatbare waarde en zijn de helden achter de schermen. Helaas hebben ze een functie die in de loop der jaren extreem complex is geworden. Het zijn veel meer ritbegeleiders geworden. De detailkennis over planningsrestricties, de stressbestendigheid en de emotionele vaardigheden die ervoor nodig zijn, zijn niet meer in het menselijk brein te vatten. Het kan niet anders of dit gaat een keer mis. Dan lopen de kosten op, worden er grote fouten gemaakt, wordt de klant ontevreden, of … geeft de planner er zelf de brui aan. Vind dan maar eens snel een nieuwe! En voordat je die hebt ingewerkt ben je een jaar verder. Het is een tikkende tijdbom die je als transportbedrijf niet langer kunt negeren. Met behulp van digitalisering en de juiste tools kan hij onschadelijk worden gemaakt.